M07 Latihan Soal : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

Pilihan Ganda :

 1. a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

2. a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

3. c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

4. b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

5. b. Kesatuan perintah

6. b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

7. b. Mengatur sumber daya manusia dan material

8. c. Pengarahan

9. b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

10. b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

11. b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

12. b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

13. b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

14. b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

15. b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

16. a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

17. b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

18. b. Konflik akibat pelaporan ganda

19. b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter

20. d. Kolaborasi dan komunikasi tim secara real-time

Uraian :

1. Perbedaan manajemen puncak, menengah, dan lini pertama serta contoh peran:

Manajemen Puncak: Menentukan visi dan misi perusahaan. Contoh: Direktur menentukan ekspansi showroom furniture ke kota baru.

Manajemen Menengah: Menerjemahkan strategi menjadi rencana departemen. Contoh: Manajer produksi menyusun jadwal produksi lemari.

Manajemen Lini Pertama: Mengawasi langsung operasional. Contoh: Supervisor memastikan pekerja merakit meja sesuai standar.

2. Langkah fungsi perencanaan & SMART:

Langkah: Menetapkan tujuan → Identifikasi sumber daya → Buat rencana → Evaluasi → Implementasi.

SMART: Misalnya, “Meningkatkan penjualan 20% dalam 6 bulan” (Spesifik, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

3. Prinsip “kesatuan perintah” & penerapan di struktur matriks:

Satu bawahan hanya memiliki satu atasan. Dalam matriks, perlu klarifikasi peran agar pengembang furniture tidak menerima arahan tumpang tindih dari supervisor produksi dan desain.

4. Struktur divisional: kelebihan, kekurangan & contoh:

Kelebihan: Fokus pasar jelas, fleksibilitas tinggi.

Kekurangan: Duplikasi fungsi, biaya tinggi.

Cocok untuk: Perusahaan furniture besar yang punya divisi dapur, ruang tamu, dan kamar tidur.

5. Fungsi pengarahan & teori Maslow:

Memberikan motivasi dan arahan. Penerapan Maslow: Gaji layak (kebutuhan dasar), lingkungan aman (keamanan), pelatihan (aktualisasi diri).

6. Fungsi pengendalian & contoh:

Tahapan: Menetapkan standar → Ukur kinerja → Bandingkan → Tindakan korektif.

Contoh: Jika pengiriman lemari terlambat, ubah jadwal produksi dan tambahkan tenaga kerja sementara.

7. Hubungan manajemen & organisasi:

Manajemen menyusun strategi, organisasi mengeksekusi. Contoh di proyek TI: Manajer merancang sistem kerja, organisasi menyediakan tim programmer dan penguji.

8. Faktor yang memengaruhi hubungan & peran budaya organisasi:

Faktor: Struktur, komunikasi, sumber daya.

Budaya kerja positif mendorong inovasi dan kerjasama di lini produksi furniture.

9. Tantangan organisasi tim & solusi:

Kurangnya kejelasan peran → Buat deskripsi tugas rinci.

Konflik antar tim → Mediasi dan komunikasi terbuka.

Kurangnya kepemimpinan → Tunjuk leader tim yang kompeten.

10. Adaptasi manajemen terhadap perubahan (contoh: kenaikan material):

Lakukan revisi anggaran dan jadwal.

Cari pemasok alternatif atau bahan pengganti yang lebih murah tapi tetap berkualitas.

Studi Kasus :

Kasus 1: Proyek Pengembangan Aplikasi E-Commerce oleh Perusahaan Furniture

Latar Belakang: Perusahaan furniture ingin memperluas pasar melalui pengembangan aplikasi e-commerce. Proyek ini memiliki anggaran Rp200 juta dan durasi 6 bulan. Tim proyek terdiri dari pengembang, desainer UI/UX, penguji, dan staf pemasaran. Manajer proyek memilih struktur organisasi matriks, tetapi tim pengembang mengalami konflik karena menerima instruksi dari dua atasan: manajer proyek dan kepala departemen IT. Selain itu, anggaran mulai membengkak karena biaya pengembangan melebihi estimasi awal.

1. Mengatasi Konflik Pelaporan Ganda dalam Struktur Matriks

Manajer proyek dapat mengambil langkah-langkah berikut:

Klarifikasi Peran dan Tanggung Jawab: Buat dokumentasi resmi yang menjelaskan batas tanggung jawab manajer proyek dan manajer fungsional.

Rapat Koordinasi Rutin: Adakan rapat mingguan bersama manajer fungsional untuk menyelaraskan instruksi yang diberikan kepada tim.

Saluran Komunikasi Terpusat: Gunakan sistem manajemen proyek (seperti Trello atau Asana) sebagai sumber instruksi yang jelas dan dapat dilacak.

Delegasi Terstruktur: Manajer proyek fokus pada tujuan dan deliverables proyek, sedangkan manajer fungsional pada aspek teknis.

Mediasi dan Fasilitasi: Jika terjadi benturan, manajer proyek berperan sebagai fasilitator untuk mencapai konsensus.

2. Langkah-Langkah Fungsi Pengendalian untuk Mengatasi Pembengkakan Anggaran

Penetapan Tolok Ukur (Baseline Budget): Bandingkan realisasi dengan estimasi awal.

Pemantauan Berkala: Lakukan review biaya setiap dua minggu untuk mendeteksi deviasi awal.

Analisis Varians: Identifikasi komponen mana (misal biaya backend atau integrasi pembayaran) yang menyebabkan kenaikan biaya.

Kontrol Perubahan: Tetapkan prosedur approval sebelum adanya perubahan kebutuhan sistem yang berdampak pada biaya.

Penghematan Alternatif: Gunakan sumber daya internal, open-source tools, atau outsourcing bagian non-kritis.

3. Menyesuaikan Rencana karena Keterlambatan 1 Bulan

Revisi Jadwal (Fast Tracking atau Crashing): Jalankan aktivitas paralel jika memungkinkan (misal pengujian dilakukan bersamaan dengan pengembangan bagian lain).

Penambahan Sumber Daya Sementara: Tambah tenaga pengembang freelance untuk mempercepat backlog.

Evaluasi Kembali Deliverables: Fokus pada fitur utama terlebih dahulu, minor features bisa ditunda untuk update berikutnya.

Komunikasi ke Stakeholder: Sampaikan perubahan rencana dan mitigasi keterlambatan kepada manajemen secara transparan.

Kasus 2: Proyek Renovasi Kantor Showroom Furniture

Latar Belakang: Perusahaan furniture ingin merenovasi kantor sekaligus showroom dengan anggaran Rp100 juta dan durasi 3 bulan. Tim proyek terdiri dari kontraktor, desainer interior, dan staf logistik. Struktur organisasi yang digunakan adalah struktur fungsional, dan tantangan muncul akibat kenaikan harga material serta resistensi tim terhadap perubahan jadwal kerja.

1. Menerapkan Fungsi Pengarahan untuk Mengatasi Resistensi Jadwal

Komunikasi Terbuka: Jelaskan alasan dan urgensi perubahan, serta dampaknya terhadap keseluruhan proyek.

Libatkan Anggota Tim: Ajak mereka terlibat dalam proses penjadwalan ulang agar mereka merasa dihargai.

Berikan Insentif: Tawarkan kompensasi lembur atau bonus untuk motivasi kerja tambahan.

Pelatihan Singkat: Beri pelatihan atau pengarahan tentang pentingnya fleksibilitas dalam proyek.

2. Optimalisasi Struktur Fungsional untuk Mendukung Koordinasi

Koordinator Proyek Antar Fungsi: Tunjuk satu orang di tiap fungsi sebagai liaison untuk memperlancar komunikasi antar tim.

Pusat Informasi Terpusat: Gunakan platform digital (misalnya Google Workspace atau Notion) agar semua tim punya akses yang sama terhadap informasi proyek.

Standard Operating Procedure (SOP): Buat SOP bersama tentang pelaporan progres, permintaan material, dan penyesuaian jadwal.

3. Solusi atas Kenaikan Biaya Material melalui Perencanaan & Pengendalian

Negosiasi Ulang dengan Vendor: Coba cari pemasok alternatif atau minta diskon pembelian dalam jumlah besar.

Penggunaan Material Substitusi: Evaluasi bahan pengganti yang lebih terjangkau tanpa mengorbankan kualitas.

Revisi Anggaran: Atur ulang prioritas pengeluaran, misalnya menunda pembelian furnitur baru demi menyelesaikan bagian struktur dahulu.

Kontinjensi Anggaran: Aktifkan dana cadangan yang telah dialokasikan dalam perencanaan awal.